Smart-Information-Prjekte
Smart-Information-Projekte : So starten Sie richtig!

Der Drucker, der seinen eigenen Toner bestellt. Die Waschmaschine, die am Smartphone in 3D zeigt, wo das Flusensieb ist. Das Auto, das selbständig einen Termin mit der Werkstatt vereinbart. Als Anwender ist das alles mittlerweile fast selbstverständlich. Aber in der Umsetzung ist es für viele Unternehmen gerade erst nahende Zukunft. Wie aber begegnet man den neuen Erwartungen der Anwender – ob privat oder im professionellen Umfeld – und nutzt gleichzeitig die eigenen Ressourcen bestmöglich? Wie kommt man von einer ersten App Idee zum erfolgreichen Smart-Information-Projekt? Weil die Frage gar nicht leicht ist, gibt’s die Antworten heute gleich von zwei Autoren im Wechselspiel.

Sie haben eine Idee für eine App oder müssen eine haben?

„Smart-Information ist cool und noch neu genug, um sich abzusetzen.“, „Smart-Information kann uns und unsere Kunden wirklich weiterbringen.“, „Ja, wir brauchen auch unbedingt Smart-Information-Apps!“, „Smart-Information, was ist das?“ 

Ähnliche Gedanken kommen mal dem Geschäftsführer, mal dem Vertriebler und mal dem technischen Redakteur. Je nachdem zu welcher Gruppe Sie gehören und ob es auch Ihr Gedanke war, wollen, dürfen oder müssen Sie sich damit beschäftigen.

Smart-Information – ein hübsches Buzz-Word?  Die erste Aufgabe in einem Smart-Information-Projekt ist es, erstmal ein gemeinsames Bild zu diesem Begriff zu schaffen.

Schon mal vorweg: Die App, an die jeder denkt, ist nur ein kleiner Teil dieses Bildes.

Vorsicht – Smart-Information ist deutlich mehr als eine App!

Für ein gemeinsames und vollständiges Bild brauchen Sie im Wesentlichen drei Komponenten: 

– Relevante Daten
– Smarte Prozesse
– User-zentrierte Umsetzung

Die Idee zu einem Projekt mag eine Anwendung oder App sein, die Grundlage für dessen Umsetzung sind aber immer die notwendigen Daten und Prozesse!

Somit sind neben einer guten Idee zu einer App und deren Bedienkonzept auch die relevanten Daten und deren Aufbereitung wichtiger Teil des Projektes!

 

„Alles schön und gut. Aber die Daten habe ich ja schon…

… Wir arbeiten schließlich seit Jahren an unseren technischen Dokumenten und deren Wiederverwendbarkeit. Und saubere Ausgaben generieren wir über unser Redaktionssystem auch, kein Nutzer hat sich je darüber beschwert.“

Gute Datenpools sind durchdacht und technisch gut aufbereitet. Topic-Konzepte, Wiederverwendung etc. sind meist Standard. Nur dummerweise gelten diese Standards in den meisten Fällen nicht abteilungsübergreifend. Standards zwischen Abteilungen müssen oft also erst geschaffen werden. Aber wenn man alle Datenpools identifiziert hat, steht einer optimalen Nutzung nichts mehr im Weg. Sollte man meinen … 

 

Integrierte Informationsquellen statt Datensilos

Ja, gut aufbereitete Datenpools sind schon mal ein sehr guter Ansatz. Für Smart-Information gehen wir aber einen Schritt weiter: Datenpools werden vernetzt!

Typischerweise entstehen am Anfang einer Produktentwicklung wertvolle technische Berechnungen und Daten (Leistungsdaten, Spezifikationen, Checklisten usw.). Im weiteren Lebensweg eines Produkts kommen dann Daten-Pools aus Support, Vertrieb und anderen Abteilungen dazu. 

Zwischen diesen Datenpools werden oft schon Teil-Daten ausgetauscht. Damit wandern zwar Informationen zwischen den Datenpools, aber es entsteht noch keine integrierte Informationsquelle. 

Daher propagieren wir, im Falle eines Smart-Information-Projektes wirklich alle relevanten Abteilungen und Kollegen ins Boot zu holen, um auch tatsächlich durchgängige Informationsprozesse etablieren zu können.

 

Unternehmensweite Zusammenarbeit: Ein schwieriges Thema?

Bei abteilungsübergreifenden Themen läuft man oft als Bittsteller durchs Unternehmen. Bei Smart-Information kann man dem wirklich etwas entgegenstellen. Inhalte, vor allem die teuer erstellten, können hier glänzen. Und damit auch deren Ersteller. So werden aus teuren Daten wertvolle Daten. 

Smart-Information als Teil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie

Smart-Information ist die Basis für verschiedene Lösungen, nicht die Lösung eines einzelnen Problems. Der Mehrwert für das Unternehmen entsteht also nicht mit Smart-Information an sich, sondern mit den Anwendungen – internen wie externen –, die damit möglich werden. 

Es geht also im Kern um die digitale Informationsvermittlung zum Anwender/ Kunden. Damit gehört es zu den strategischen Unternehmenszielen. Denn schließlich geht es ja um die „in Wert Setzung” der Daten aus Unternehmenssicht!

Mehrwert nicht nur auf strategischer Ebene

Abteilungen, die Teil einer unternehmensweiten „Smart-Information-Task-Force“ sind, werden anders wahrgenommen. Gerade die sonst eher „grauen“ Bereiche Qualitätssicherung, Technische Dokumentation, Support oder Inhouse-Learning können hier mit Ihren Daten-Fundamenten in die Mitte der Wahrnehmung rücken. Sie haben hier die Chance, enger und offensichtlicher zu vertrieblichen Zielen beizutragen als sonst. Smart-Information verkauft sich einfach besser als Anleitung.

 

Daten-Strukturierung/-Modularisierung bietet auch internen Mehrwert!

Die „Außenwirkung” von Smart-Information-Anwendungen/Apps ist natürlich sehr eindrücklich und meist eines der Hauptziele solcher Projekte. Es gibt aber auch interne Nutzen, die zwar einen erhöhten Initialaufwand erfordern, aber dann einen zusätzlichen, nachhaltigen Mehrwert aufweisen.

Dieses gilt insbesondere für die Strukturierung und Modularisierung der Produktdaten. Erst durch eine eindeutige Klassifikation und „N ormierung” der Daten können interne Informationsflüsse automatisiert und damit viel Zeit und Geld gespart werden. 

Eine schicke Smart-Information-App ist mit etwas Aufwand relativ schnell für ein Produkt umgesetzt. Dieselbe App allerdings auf Knopfdruck für alle Produkte eines Portfolios nutzen zu können, erfordert die erwähnten Datenstrukturen  – also die erste Stufe von Smart-Information – und legt damit die Basis für eine nachhaltige Nutzung der Informationen!

Wofür das Ganze? Lohnt sich das überhaupt?

Die einmalig umgesetzte oder auf ein Einzelprodukt ausgelegte Smart-Information-App lohnt sich wirklich nicht. Smart-Information ist keine App, sondern ein Datenfundament für Ihre Apps, Anwendungen und auch Strategien. 

Der erste Schritt ist oft eine relativ praktische Umsetzung. Eine Handbuch-App mit Anbindung an das interne PIM-System beispielsweise. Vielleicht wird auch gleich die Knowledge-Base einbezogen. Danach werden die dort gewonnenen Daten in einer speziellen Version dieser App als Anwendung im Support genutzt, um den Kunden direkt am Telefon zu führen. Im nächsten Schritt nutzt der Vertriebler im Außendienst die Virtual- Reality-Komponente derselben Anleitung, um dem zukünftigen Kunden vor Ort zu zeigen, wie er sich die Benutzung wirklich vorstellen kann. Mit jeder Komponente wachsen so die Möglichkeiten für alle Beteiligten. Aber hierfür müssen die Daten und Schnittstellen stimmen.

Vielfältige Nutzung von Smart-Information, aber bitte gut geplant!

Bei dieser Fülle an Möglichkeiten ist es umso wichtiger, am Anfang eines Smart-Information-Projektes Teilprojekte zu definieren, die in ihrem Umfang handhabbar sind. Anschließend werden diese Teilprojekte priorisiert und einzelnen Ausbaustufen zugeordnet. Dies garantiert eine transparente und flexible Umsetzung. Hierbei besteht die Herausforderung darin, zuerst die notwendigen Datengrundlagen zu schaffen, und trotzdem auch in diesen Teilprojekten schon erste Mehrwerte ausweisen zu können!

So hat niemand Lust, Hunderte oder sogar Tausende von Produktdaten neu zu strukturieren bzw. zu klassifizieren. Wenn man aber zeigen kann, dass auf Knopfdruck alle Produktdaten einer Produktfamilie in ein anderes System eingelesen werden können, ist der Ansporn sofort deutlich größer!?

Viele Kapazitäten gleichzeitig zu binden ist schwierig. Können wir auch kleiner anfangen?

Klein beginnen, aber weit denken. Leuchtturm- oder Pilot-Projekte helfen, die Situation im Unternehmen zu sondieren. Wenn das Budget oder die Zeit erst mal nur für ein einzelnes Smart-Information-Projekt reicht, ist das nicht schlimm. Wichtig ist aber, dass die spätere Smart-Information-Struktur auch in einem solchen begrenzten Projekt schon bedacht wird. Nicht in allen Einzelheiten aber in den groben Strukturen.

Das Wichtigste bleibt aber: Fangen Sie an!

6 Punkte für Schnellleser

  • Smart-Information ist Teil der strategischen Digitalisierung im Unternehmen
  • Datenintegration ist wesentlicher Bestandteil eines Projekts
  • Smart-Information ist mehr als die Summe der verwendeten Daten
  • Das ganze Unternehmen profitiert – intern und extern
  • Gesamtvorhaben in Teilprojekten priorisieren und mit eigenständig nutzbringenden Zwischenzielen umsetzen
  • Smart-Information gibt es auch abseits von Produkten. (Arbeitssicherheit, Datenschutz etc.)

Das Ganze ist erstmal zu viel? Fangen Sie klein an. Wie das geht, zeigen wir Ihnen bald hier im Blog. Dass es dabei nicht immer um Produkte geht, zeigen wir Ihnen bald in einem eigenen Beitrag.

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